成功案例

ASIS GmbH

ASIS GmbH的知识管理和QM用例

Landshut的ASIS GmbH活跃于自动化技术领域,这家中型公司的重点是汽车行业的表面技术

我们采访了ASIS GmbH的Jana Timinger技术编辑,介绍了随着公司的成长,知识和质量管理的变化

Timinger女士ASIS近年来发生了几处变化,由此带来了挑战

我们从员工成长为几年之内的工作,我们还有两个地点,许多员工不在施工现场或与客户在家里,这始终是我们如何才能在远距离(例如在项目上)组织合作的问题来自多个位置的计划人员在哪里协同工作一般而言,所有员工如何定期接收重要信息,以及如何使文件可以集中访问和检索?

分行机械系统
雨伞市场制造商
总公司兰茨胡特德国
员工人数
产品介绍BlueSpice专业版
目标设定优化质量管理
申请书综合管理系统知识库
网站瓦希希有限公司
电话
肖像自成立以来,ASIS自动化系统智能解决方案有限公司已扎根于工业生产过程的自动化和过程控制

我们的总部位于兰茨胡特(Landshut),我们在奥尔登堡(Oldenburg)设有分公司,在斯图加特(Stuttgart)附近的阿尔特多夫(Altdorf)设有技术办事处,在上海附近的中国设有子公司,我们能够与国际客户一起实现能够灵活而超常规地思考的人们的项目。

我们是涂装技术,工厂工程和工程领域的创新自动化解决方案的专家,并且是全球汽车和供应商行业完整解决方案的知名供应商之一

但是,对于一般能源供应商和食品行业而言,细节和细分解决方案对我们来说并不陌生,因此我们可以看看稳定增长的员工和销售数字

您开始寻找解决这些挑战的系统的触发因素是什么?对系统的要求是什么

最初是从质量管理开始的,我们在一种Intranet上有文件,这不是很舒服,我们也很不满意,因为有很多重复提交的文件,而且员工不容易访问这些文件可以使部门中的每个人都可以访问它,而且在整个公司范围内都可以访问,因为很难找到服务器上某处的Word文档在它们下的过快移动

现在整个质量管理文档都在Wiki中,并且我们为各个部门设置了子门户,专业部门可以在其中发布和突出显示相关信息和新闻。

屏幕快照BlueSpice Wiki中的Asis质量管理门户

我们以前在Word中有一份组织手册,其中包含公司内部规则,员工图片等,这些手册也已完全转移到Wiki

最重要的是,对新解决方案的要求是必须使所有必须阅读的人都可以轻松访问它。文档和信息的可检索性应得到显着改善,例如使用全文搜索,并且在将来应避免冗余数据存储尤其重要。应该确保每个想要活跃的人都能无障碍地工作

自夏天以来,ASIS就一直在使用BlueSpice Wiki软件,涉及哪个部门以及谁负责Wiki及其内容。

我们有一个负责Wiki常规维护和组织的人员,我被定义为其他员工的联系人

当然,我们的IT部门负责技术部分,而实施后对系统的支持工作却很少,而电气和机械构造等专业部门又独立提供他们要记录的内容,并在公司内部广为人知

否则,当然,每个员工都可以在系统中提出他们想要的内容,当然,每个员工也可以自己添加内容。我们特意建立了一个非常扁平的权限系统,因此,从理论上讲,每个员工都可以在质量管理领域以外的每个领域做出贡献因为经常会发生这样的情况,例如,软件领域的一名员工拥有对于电气设计也很有趣的知识
作为目前的最后一个领域,仍然是行政部门,主要负责组织手册的内容。

您自己就可以拥有质量管理权

是的,我们已通过ISO认证,并且我负责质量管理文档;我们也已将该区域完全移至Wiki;此处我们使用语义,几乎完全没有Word文档,因为我们可以使用它来清晰,轻松地读取创建者和审阅者等元数据并能够对此进行评估,这是一项重大改进。只需单击一下,其他人就可以得到概述。这对于审核也非常有用。将来的维护将更加轻松

许多公司对引入该系统的努力和计划都存在误判,您可以简要概述从计划到当前状态的各个阶段。

因此,从标准和要求的定义到与Hallo Welt的Heigl先生举行的第一次研讨会以及Wiki软件BlueSpice的最终决定,这些过程花费了大约几个月的时间,然后还有几个月的时间进行了技术实施和首次用户培训,在这一关键的用户培训中,我们还进行了内部培训,以使许多员工尽早参与进来,以便他们了解系统。然后,我们将现有内容转移到Wiki,这花费了大约几个月的时间,因为我们完全专注于Wiki中的某些区域例如,接管整个质量管理和管理领域,我们试图使现有文档和程序尽可能地多余,以便可以在Wiki中找到所有内容,而Word和Excel文档则是多余的

我们目前在Wiki上有文章,并且对第一个版本非常满意,但是我们还有很多工作要做,迟早在Wiki中仍然可以找到很多内容。顺便说一句,这很有趣,Wiki中最受欢迎的页面之一是食堂计划和电话清单

维基一年后发生了什么变化

如果将这些内容保存在一个地方非常有帮助,因为大多数人要求您将它们引用到Wiki。例如,现在Wiki中有IT提示,因此不必单独回答标准问题,从而节省了时间和精力。也很紧张很多地方都可以方便地获得很多信息和看似很小的东西,例如员工图片。Wiki还对组织手册的内容进行了升级,并且查看频率更高。

非常高兴的是,现在出差的雇员在返回时会注意到发生了什么事,离开时已经可以看到很多信息,此外,到目前为止,电子邮件经常被发送,这当然会通过新的同事。 Wiki是您许多问题的起点

在引入和实施这样的知识和质量项目时,您从中学到了什么?

很好的是,我们可以很快地传输内容并立即删除其他系统,所以我们避免了重复,而且,人们也被迫查看Wiki。不幸的是,仍然有人在Wiki中编写内容,但仍然有安全性文档应该更有效地防止关闭服务器

一般而言,接受Wiki很好,几乎每个人都在Wiki中阅读,但写作又是另一回事。许多人在Wiki中写一些限制,因为他们担心文章可能太长或太短,或者害怕破坏某些内容,等等。这就是为什么我最初为关键职位的员工开展有针对性的个人培训课程的原因,并且我们继续使用培训课程来使人们熟悉该系统,最重要的是,部门负责人也起着重要的作用。角色应树立榜样,如果员工在Wiki中记录了重要知识,则不应向部门负责人辩护

过去的Wiki年非常紧张,现在有什么意义?

不,当然不是,现在QM审核正在等待中,然后重点是转换为新的ISO标准,同时,其他内容将捆绑在Wiki中,以便可以关闭服务器上的其他区域请进一步考虑如何才能将更多人带到Wiki,例如,管理层的新闻稿中引入了新员工等内容,我们可以用Wiki提供的博客代替它关怀

祝你好运,谢谢你接受采访

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